本：トヨタの会議は３０分（山本大平著）：人の時間を奪う会議は悪！長文メールも嫌い。。。

ずかとも（私）：過活動膀胱を患う頻尿おやじ。永遠の２０歳（本当は丙午生まれ）

突然ですが、私の会社の（多くの）会議には

• 時間が長い（１時間くらい）
• 参加者が多い（とりあえず出席が多い）
• 目的が曖昧（何を決めるの？或いは単なる報告会？）
• （だから）しゃべらない人が多い（パソコンを開いて別の仕事をしている？）

こういった特徴があります。

よその会社はどうなんだろうと（アラ還になって）問題意識を持ち、読んでみた本が

「トヨタの会議は３０分」

でした。

トヨタの会議は30分 [ 山本大平 ]

読んだ感想や私自身が実行すべきことを備忘録的にここに記します。

「トヨタの会議は３０分」目次

第１章：極限まで無駄を減らす「時短会議術」

第２章：確実に相手をしとめる「コミュニケーション術」

第３章：トヨタ魂の根幹「本質思考」

第４章：スピリットをつなぐ「トヨタの教育」

第５章：良好な人間関係を築く方法

第６章：人間力を嵩上げする「配慮」の作り方

＜内容と感想など＞

会議のことだけが書かれた本ではなく、普段の仕事の進め方についても書かれています。

著者の山本泰平氏は「悩み多き社会人生活５年以内の方々の力になれれば」と仰っていますが、悩み多きオッサン連中にも力になる一冊です。この私も悩み多きオッサン連中の一人ですが、自身の周りからでも少しずつ変化を加えていこうと言い聞かせております。

さてさて、冒頭のような会議の出席要請に疑問を感じている私ですが、会議を３０分（短時間で）終わらせるために必要なことは以下のようなことであると理解しました。

今の私の会議と比較しながらまとめたいと思います。

時間が長い　⇒　会議時間は３０分

主催者をはじめ、全員が「３０分で終わらせる」という意識を持たなければ到底実現できません。

そのために、会議の冒頭で

　・終わる時間

　・時間内に決めたいこと

を参加者に周知し、意識してもらうようにします。

また会議と会議の間には３０分以上の間隔を設けます。

そうすることで、万一の時には会議の延長（３０分以内）ができますし、何よりも会議の途中で「ごめん、次の会議があるから抜けるわ」ということがなくなります。

途中で抜けてもいい人なんて、最初からいなくてもいいのでは？と思いますよね。

参加者が多い　⇒　少数精鋭

会議にもよりますが、いろんな部署からの出席者が必要な場合は、各部署１名の出席者とします。著者曰く「一人で出席することで、その出席者が育つ」。

出席者が一人で出席できるように、常日頃の仕事の仕方や内容が重要になってくるわけですね。

目的が曖昧　⇒　事前準備と会議の進め方・終わり方

会議の召集案内に、議題や決めたいことなどを「簡潔に」書いて事前に配布すれば、出席者は頭の整理ができ、意見を持って参加できるようになるでしょう。

また会議では、ホワイトボードがそのまま議事録になるようにまとめ、それを配布すれば事前準備も最小限で済みます。この時のポイントは議事録係の「要約力」。この要約力も普段の仕事で、例えば何かの資料作りで鍛えておく必要があります。

会議の進め方・終わり方も重要です。

冒頭の短時間で、出席者全員のベクトル合わせを行なう。そして最後には、次回の会議までに誰が、何を行なうかなど、課題を具体的に明確にする。

主催者には出席者を一つにまとめる力が求められます。でも出席者のベクトルが合っていれば、そんなに難しいことではないはずです。

しゃべらない人が多い　⇒　全員が理解できる会議

しゃべらない理由は様々です。

「人数が多すぎる」「そもそも何のために呼ばれたのか分かっていない」などなど、そういった基本的な理由は上記のような対応で改善できます。

会議の進め方において気をつけるべきことは「専門用語」「略語」「横文字（個人的には大嫌い。特に国会議員で横文字使う連中は、国民の方を向いていない自己満足野郎だと思ってます）」などを使わない。

いろんな部署の出席者がいる場合は特に気をつけるべきで、誰もが理解でき、誰もが意見を言えるよう心掛けるべきです。

終わりに

先日、「自分の時間を取り戻そう（ちきりん著）」についての記事も残しました。

生産性＝自分の時間の使い方を見直しなさいと。

zukatomo.hatenablog.com

この本も同じように時間の大切さについても書かれています。

無駄な時間＝会議の時間が長い × 出席者が多い × 何も言わない人達 × 何も決まらない会議 × ・・・・・

いったいどれくらいの時間が無駄になっているのでしょうか。

それに対して「残業時間を減らせ」「生産性をあげろ」というお偉いさん。

これ以上は「悪口」になってしまいますので書きません（ブーメランで返ってくる危険性もあるので。。。）。

会議の時間を短くし、出席者も必要最小限とし、早く・速く決める。

（間違っていたら、速く方向修正すればよい）

こうすることで会社の生産性は大きく改善されるはずです（少なくとも私の会社は）。

早速、私のグループでは以下のことを取入れました。

• 毎週月曜日の定例ミーテイングの廃止　⇒　伝達事項はチャットを利用
• 他部署主催の会議に出席するのは一人　⇒　正と副を決め、正が出席できない場合は副が出席する
• パソコンを持ち込まない（内職をしない）　⇒　会議に集中する

まずは自分のところの改善を行ない、メンバーがそれを実感できるように努めていきます。

実感を得たメンバーが、新しい会議のやり方を広めていってくれればと。

（そんなに甘くはない？？）

とにかく、スピードを意識し、常に変化することを意識します。

ではまた。

トヨタの会議は30分 [ 山本大平 ]

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